EASYMEET - Defining Digital Democracy

DSC00378.JPG

Using digital technology we have created a system with economical, environmental and practical advantages for our clients. Meetings without paper! EcoFriendly reducing total cost. Voting can be handled in minutes instead of hours. Reports and statistics will be produced automatically, just to mention a few of the Easymeet advantages. 
 

Easymeet is also a programmed knowledge base of how successful congresses are being conducted. Rules and bylaws must be followed while at the same time participants are involved in the whole process. Many years of experience gained from large meetings and congresses has given us the insight and knowledge that is the foundation of Easymeet.


Services

Easymeet has been developed with maximal flexibility as benchmark.

The meeting system is built on modules, whole or part of functions can be enabled or disabled. Almost every sequence of a function can be customized to the rules of the meeting or the bylaws of the organisation. Clients can as easily choose unit lay-outs and visual areas. In this way Easymeet can be tailored for each organisation and every meeting.

Easymeet offers a number of services as integral part of the system.

We train the Management, secretaries and other participants and thereby ensure full utilisation and understanding of Easymeet. On spot technical assistance during the congress. The Easymeet units for the participants are put in order ready to use. With larger commitments and total solutions we cooperate with image producers and project managers.

CASE

This is the opinion from Sture Arntzen at Handel og Kontor (Norway) regarding Easymeet.

 Forbundsleder Sture Arntzen for Handel og Kontor er spent på hva delegatene vil si til det nye systemet.

Forbundsleder Sture Arntzen for Handel og Kontor er spent på hva delegatene vil si til det nye systemet.

Norges første papirløse landsmøte

250 delegater får utdelt nettbrett på landsmøte til Handel og Kontor.
– Ja, de får ta med ipaden hjem etter møtet, sier Ove Magnus Halkjær, informasjonssjef i Handel og Kontor Norge. 
Ideen kommer fra en kongress i Sverige som ble gjennomførte uten ett eneste ark. 

– Vi bestemte oss for å prøve det samme, derfor kjøpte vi de ipadene som ble brukt på den svenske kongressen, sier Halkjær. 
 

– Går i null
Ifølge Halkjær går regnskapet i null.

– Nå har vi ikke porto- og trykke-utgifter, så da tok vi oss råd til å kjøpe de 250 ipadene. 

Alle dokumentene blir sendt elektronisk til delegatene før møtet.

– Så alle har mulighet til å forberede seg på samme måte som før. Den største forskjellen er at alle blir sittene å se ned på ipaden istedet for å bla i papirer.

Halkjær innrømmer at han er spent på hva deltagerne vil si til det nye systemet når landsmøtet starter på lørdag.
 

LO følger etter 
LO skal for første gang prøve ut et papirløst landsmøte i mai.
 

– Men vi leier ipadene, så delegatene får ikke ta den med seg hjem, sier Kine Smith Larsen, administrasjonssjef i LO. Både Handel og Kontor og LO har hentet inspirasjon fra søta bror. 
 

Mange fordeler
Men Larsen vil ikke kalle det helt papirløst.

– Delegatene er tilstedet for å gjøre en jobb, ikke for å lære seg nye systemer. Så litt papir vil det bli. 

Hun mener ipad kan effektivisere og kvalitetssikre avgjørelser under kongressen.

– Hvis man vil ta ordet, så trykker man på en knapp på ipaden. Skal man lever inn forslag, må man skrive det inn selv, og har da mulighet til å sende det ut til alle som deltar. 
 

Positivt
Både Larsen og Halkjær tror ny teknologi er bra. 

– Jeg tror det er positivt for hele organisasjonen å prøve noe nytt, sier Halkjær. 

– Vi må jo utvikle oss i arbeidsform også. Men jeg tror et papirløst samfunn er like realistisk som et papirløst toalett. Så papir vil vi nok alltid ha bruk for, sier Larsen.

Contact us

Name *
Name

Svante Rosengren

+46 (0)70 227 44 80

svante@easymeet.se

Jon Barrios

+46 (0)708 - 72 06 82

jon@easymeet.se

Frans Eklund

+46 (0)708 - 72 06 80

frans@easymeet.se

 

Office

Libro Ringväg 27
752 28 Uppsala